(1)准备相关资料；

(2)了解来人的一般情况，如人数、级别，以便安排食宿、参观内容，做好迎接的一切准备；

(3)选择并布置会场，布置好主席台，写好嘉宾的牌子、横幅、鲜花、水杯等，现场设置路标；

(4)确定发言人、纪录员、摄影师等，必要时通知电视台；

(5)开始会议；

(6)听取来访者的其他意见，做好善后工作。