作为会议负责人，面对外宾丢失重要文件的情况要及时处理，既要保证会议正常开展也要维护各位参会人员的权益。
    我会第一时间安抚外宾的情绪，让他先冷静下来。一方面对于他提出的封锁现场要求进行回应，说清楚我们的身份，作为组织方没有权利封锁现场，并且涉外活动涉及诸多外宾，封锁现场也是对外宾的不尊重。另一方面我会尽全力帮助他找回文件，首先让他仔细回忆丢失文件的整个过程，把文件的外形、颜色、特点、丢失的时间与地点等都详细记录，对可能丢失文件的地方安排人员去仔细寻找；其次征求丢失文件外宾的意见，是否可以告知在场参会人员帮忙寻找文件，如果可以通过高音喇叭播放这条信息，快速找寻文件。然后对于中途要离场的参会人员，再次询问是否看到过文件，确认后再安排外宾离场，并时刻关注会场秩序。最后可以调取监控录像，如果发现文件会及时拿给外宾。
    最后，我会在会场中时刻提醒参会人员注意保管好随身物品，并且加强会场巡逻，避免再出现类似问题。