兄弟部门和单位之间的友好沟通与交流，不仅有利于充分地了解相互的工作职责，保证工作中的相互配合，而且是很好的提升工作能力和效率的方式。单位举办此次活动由我负责，我定当竭力做好。

具体而言，首先我会与兄弟单位此次活动的负责人取得联系，明确他们到来的时间及人数，并且就此明确他们参与本次会议其他方面的需求，做好相应的记录。与此同时，请示领导明确本次活动的宗旨之后，进一步明确本次活动的持续时间以及相应的会议流程，据此确定好相应的物资和材料之后形成书面的预算报告上报领导进行审批，待批示后进一步进行完善。

其次，在会议当天，为了保证工作的顺利展开，将所在人员进行相应的分工，保证各司其职，专人有专责。后勤保障小组，负责会议前期的物资的购置以及会场的布置，中期负责相应后勤物品的提供，后期负责会场的清扫和物资的清点等工作；接待小组，负责会议前期的宣传工作以及参会人员的接待，保证与会人员及时入会；会务小组，负责本次会议核心的工作记录以及相应的资料的发放等，保证交流会上的工作进展有效；应急小组，负责处理在会议过程中随时可能出现的突发情况，保证会议的顺利进行。作为会议的负责人，我在整个会议过程中跟进各个小组的工作进展，随时进行人员和物资方面的调配。

由于本次召开的是单位之间的交流会，所以要旨在切实提高兄弟部门和单位参与的积极性，促使他们如实表述自己的意见和看法，随时了解其需求，尽量满足。

事后，将本次会议所整理的会议记录形成书面报告上报领导进行备案，同时自己要作出总结，进行反思，兄弟部门之间的交流会在日后的工作中经常会进行，所以要保证本次会议的经验能够加以推广应用，当然对于不足的地方我们也要加以弥补改进，争取下次可以做得更好。