根据《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》,秦川公司在采购业务上存在以下内部控制弱点:
①采购部经理每季度初,以定向集中采购方式采购手机芯片的做法存在内部控制弱点。手机芯片采购属于公司重要和技术性较强的采购业务,应当组织相关专家进行论证,实行集体决策和审批。
②秦川公司缺乏采购申请制度,应当建立采购申请制度。秦川公司应依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
③秦川公司采购手机芯片没有合理选择采购方式。每季度手机芯片购买数量较大,应按大宗采购处理,采用招标方式来采购,合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。
④采购的芯片到公司后的验收环节存在内部控制弱点。手机芯片技术性较强,且采购量较大,秦川公司的验收部门对手机芯片的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收,还应进行专业测试。
根据《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》,秦川公司在存货管理环节存在以下内部控制弱点:
①保管员负责登记芯片、手机成品等存货明细账存在内部控制弱点。存货的保管和记账职责未进行分离,存货的保管和记账属于不相容职务,应该由不同的人来担任保管和记账职责。
②仓库保管员收到和领用存货环节存在内部控制弱点。仓库保管员收到存货时没有办理入库手续,而且领取原材料未进行审批控制。存货入库应该办理入库手续,同时领用原材料应该有审批制度。
③秦川公司的存货盘点存在内部控制弱点。仓库保管员有空闲时间也会对存货进行实地盘点的做法错误。公司应当建立存货定期盘点制度,至少应每年年末开展盘点清算,结果应当形成书面报告。