问答题
阅读下列说明,针对项目的范围管理,根据要求回答问题1~问题3。
{{B}}[说明]{{/B}}
C公司是一家从事电子商务的外国公司,为了在中国开展业务,派出S主管和W翻译来中国寻找合适的系统集成商,试图在中国建设一套业务系统。S主管精通软件开发,但是不懂汉语,而W翻译对计算机相关技术知之甚少。
W翻译通过中国朋友介绍,找到了从事系统集成的H公司。H公司指派杨工为该业务系统建设项目经理,与C公司进行交流。经过需求调研,杨工认为,C公司想要建设一个视频聊天网站,并据此完成了系统方案。在W的翻译下,S审阅并认可了H公司的系统方案。经过进一步的谈判,C公司和H公司签订了合同,并把该系统方案作为合同附件,作为将来项目验收的标准。
合同签订后,杨工迅速组织人力投入系统开发。由于杨工系统集成经验丰富,开发过程进展顺利,对项目如期完工很有把握。系统开发期间,S主管和W翻译忙于在全国各地开拓市场,与H公司没有再进行接触。
就在系统开发行将结束之际,S主管和W翻译来到H公司查看开发进度。当看到杨工演示的即将完工的业务系统时,S主管却表示,视频聊天只是系统的一个基本功能,系统的核心功能则是通过视频聊天实现网上交易的电子商务活动,要求H公司完善系统功能并如期交付。杨工拿出系统方案作为证据,据理力争。
W翻译承认此前他的工作有误,导致双方对项目范围的认识产生了偏差,并说服S主管将交付日期延后两个月。为了完成合同,杨工同意对系统功能进行扩充完善,并重新修订了系统方案。但是,此后C公司又多次提出范围变更要求。杨工发现,不断修订的系统方案已经严重偏离了原始方案,系统如期交付已经是不可能的任务了。
问答题
请结合案例简要说明,详细的项目范围说明书应包含哪些内容,并指出C公司和H公司对哪些方面的理解出现了重大偏差。
【正确答案】
【答案解析】①项目的目标 ②产品范围描述 ③项目的可交付物 ④项目边界 ⑤产品验收标准 ⑥项目的约束条件 ⑦项目的假定 C公司和H公司在项目的目标、产品范围、可交付物、验收标准等方面出现了严重偏差 [解析] 项目范围说明书是范围定义的主要交付物。它详细描述了项目的可交付物,以及产生这些可交付物所必须做的项目工作。项目范围说明书在所有项目干系人之间建立了一个对项目范围的共同理解,描述了项目的主要目标,使项目团队能进行更详细的计划,指导项目团队在项目实施期间的工作,并为评估是否为客户需求进行变更或附加的工作是否在项目范围之内提供基准。 通常,详细的范围说明书包括的直接内容或引用内容如下: ①项目的目标,包括成果性目标和约束性目标。项目成果性目标指通过项目开发出的满足客户要求的产品、服务或成果;项目约束性目标是指完成项目成果性目标需要的时间、成本,以及要求满足的质量。 ②产品范围描述,即描述项目承诺交付的产品、服务或结果的特征。这种描述随着项目的开展,其产品特征会逐渐细化。 ③项目的可交付物,包括项目的产品、成果或服务,以及附属产出物,如项目管理报告和文档。根据需要,可交付物可以被描述得比较概要,也可以很详细。 ④项目边界。边界严格定义了哪些事项属于项目,同时也应明确地说明什么事项不属于项目的范围。 ⑤产品验收标准。该标准明确界定了验收可交付物的过程和原则。 ⑥项目的约束条件。描述和列出具体的与项目范围相关的约束条件,约束条件对项目团队的选择会造成限制。当一个项目按合同执行时,合同条款通常是约束条件。约束信息应该列入项目范围说明书或单独的文档。 ⑦项目的假定。描述并且列出了特定的与项目范围相关的假设,以及当这些假设不成立时对项目潜在的影响。 对于本案例,C公司和H公司在项目的目标、产品范围、可交付物、验收标准等方面出现了严重偏差,即①H公司以为是实现视频聊天网站,而c公司期望是通过视频聊天实现网上交易的电子商务系统;②H公司把未经确认的存在严重偏差的“系统方案”作为验收标准。
问答题
请指出S主管的要求是否恰当?为什么?并请结合本案例简要分析导致C公司多次提出范围变更的可能原因。
【正确答案】
【答案解析】恰当。因为H公司未把详细的项目范围说明书提交给S主管确认签字 导致C公司多次提出范围变更的可能原因; ①W翻译对计算机相关技术知之甚少,未能准确转达S主管的需求; ②杨工收集用户需求时,理解出现偏差,未能准确把握用户需求; ③杨工编制的项目范围计划不周密详细,存在一定的遗漏; ④杨工编制的项目范围说明书,未进行内部评审,且未提交给S主管确认签字 [解析] 范围确认是客户等项目干系人正式验收并接受已完成的项目可交付物的过程。范围确认过程也称为范围核实过程。项目范围确认包括审查项目可交付物以保证每一交付物令人满意地完成。对于本案例,当S主管看到杨工演示的即将完工的视频聊天网站时,“要求H公司完善系统功能并如期交付”是恰当的。因为双方在项目范围(需求)理解上存在重大偏差,而H公司未把详细的项目范围说明书(需求分析说明书)提交给S主管确认签字。 范围控制是监控项目状态如项目的工作范围状态和产品范围状态的过程,也是控制变更的过程。控制项目范围以确保所有请求的变更和推荐的纠正行动,都要通过整体变更控制过程处理。当变更发生并且集成到其他控制过程时,项目范围控制也被用来管理实际的变更。通常将不受控制的变更称为项目“范围蔓延”。项目管理者必须对变更进行控制。导致C公司多次提出范围变更的可能原因有: ①W翻译对计算机相关技术知之甚少,未能准确转达S主管的需求; ②杨工收集用户需求时,理解出现偏差,未能准确把握用户需求; ③杨工编制的项目范围计划不周密详细,存在有一定的遗漏; ④杨工编制的项目范围说明书,未进行内部评审,且未提交给S主管确认签字。
问答题
作为项目管理者,杨工此时应关注的范围变更控制的要点有哪些?
【正确答案】
【答案解析】①确定范围变更是否已经产生; ②对造成范围变更的因素施加影响,以确保这些变更得到一致的认可; ③当范围变更发生时,对实际的变更进行管理 [解析] 作为项目管理者,杨工此时应关注的范围变更控制的要点如下: ①确定范围变更是否已经产生; ②对造成范围变更的因素施加影响,以确保这些变更得到一致的认可; ③当范围变更发生时,对实际的变更进行管理。例如,重新编制项目范围说明书,与C公司达成一致,并让S主管确认签字;建立整体变更控制流程,做好范围控制。