问答题
阅读以下关于项目风险管理的说明,根据要求回答下列问题。
[说明]
2007年6月,系统集成商PH公司承担了某集团公司拟建的业务运营支撑网络二期工程(以下简称为网络工程)。该网络工程是全国性的重点工程,合同额为6500万元,全部工期预计8个月。PH公司领导高度重视,成立了以公司副总经理挂帅的项目领导小组,委派业务支撑部部门经理为项目总监,老许为项目经理,谢工等来自不同职能部门的主管组成的项目团队。
在编制项目范围管理计划书时,老许认为满足不断变化的需求对整个项目影响不大,因此,在市场部谢工不断提出新的要求时,老许“来者不拒”,不停地更新项目计划。
在设计系统架构时,老许的团队为了提高机房平面空间的利用率,将大部分机架式的小型机集中摆放在一片较小区域内。但是由于未充分考虑到设备散热因素,造成了该区域的机房专用空调因负荷过重而多次死机的情况。
保证系统稳定运行是项目团队的第一要务。该二期网络工程正式切换上线前,前期工程仍然保持运行状态。在系统切换期间,要求确保7天×24小时的业务连续平稳运行。为此老许花费了大量的时间,制订了自认为比较详细的系统切换方案和故障应急处理方案,但在新旧系统的切换过程中还是出现了重大的技术故障,因此项目建设进度也因此而延误。
问答题
结合你的项目管理经验,分析导致以上问题的主要原因是什么。
【正确答案】①老许对市场部不断提出新的需求“来者不拒”,导致整个项目组成员不断地更新项目计划,导致项目范围无法确定,工期和成本不可控制,团队成员工作目标也不明确,出现了非常严重的需求风险。
②对于机房建设等专业性较强的子项目,老许的团队存在对关键技术不明确,系统扩展性不佳等影响系统正常运行的问题。
③在制订切换方案时,缺乏与客户公司领导及团队成员之间的沟通,导致在新旧系统的切换过程中出现了重大的技术故障。
【答案解析】[解析] 由于IT项目本身具有一次性、创新性和独特性的特点,以及项目过程受到所涉及的内外部的许多关系与变数的影响,因此项目在实现过程中存在着各种各样的风险。项目风险管理是对项目中潜在的风险进行预测并实行有效的控制,从而可靠地实现项目的总体目标的一种管理。如果不能很好地管理项目中的风险,就会给项目相关利益主体造成损失,因此在项目管理中必须积极地开展项目风险管理,主动地应对项目中可能存在的风险。
信息应用系统的变更尤其频繁,而频繁的变更必然影响到信息工程项目的最终目标。引导客户需求对项目经理来说非常关键,项目经理引导得好,项目开发就会非常顺利;反之,就会使项目组疲于奔命。在该网络工程项目中,老许在对市场部谢工不断提出新的需求时的处理方法是“来者不拒”,老许的这种决定使得整个项目组成员不断地更新项目计划,导致项目范围无法确定,工期和成本不可控制,团队成员工作目标也不明确,因此出现了非常严重的需求风险。
在设计系统架构时,关键技术不明确、系统扩展性不佳等均是影响系统正常运行的潜在隐患。在本期网络工程的机房设备平面设计中,老许的团队将大部分机架式的小型机集中摆放在一片较小区域内,导致机房专用空调因负荷过重而多次宕机。
虽然老许花费大量的时间,制订了“自认为”比较详细的系统切换方案和故障应急处理方案,但由于在制订切换方案时,缺乏与客户公司领导及团队成员之间的沟通,导致在新旧系统的切换过程中出现了重大的技术故障,因此项目建设进度也受到了延误。
问答题
请简要说明项目经理老许应采取哪些措施以避免类似情况的发生。
【正确答案】①老许应该与谢工积极地沟通,使他明白本期工程的重要意义,并承诺本期工程可以为系统升级和扩容留有扩展接口,新的需求能够通过后续工程逐步开发实现,使谢工同意本期工程只实现大家最为关注的功能指标和性能指标。
②老许应该申请启动项目风险储备金,通过增加资源成本、付出额外劳动使项目回到正轨。
③对于机房建设等专业性较强的子项目,老许应该采取风险转移的策略设法将风险的后果连同应对责任转移到第三方身上,聘请具备通信设备资质的专家负责工程设计,从机房空调、电源、布线、承重、消防等各个方面进行详尽的勘察和设计。
④为了避免时间上的损失,预防切换上线风险,老许除了组织制订详细的系统切换方案和故障应急处理方案外,还应争取客户公司高层领导的支持,做好集团公司与各分公司的沟通工作,采取各地市分批次的预切换方案,或者采用功能点分布式的切换方案,逐点切换,各个击破,确保系统切换成功。
【答案解析】[解析] 项目经理在IT项目风险管理中起着至关重要的作用。具体来说,项目经理在盯项目风险管理中应当做到以下几个方面。
①推广项目管理理念。项目团队主动向项目干系人及利益相关者介绍项目管理的先进理念和方法,处处营造项目管理的氛围。团队成员积极参加项目管理培训,将所学用于工作和生活中,并加以总结和升华,提高自己的竞争力。
②有效管理项目风险。项目经理自始至终负责制订项目风险管理计划和风险应对计划,并在每次项目例会中重点讨论项目风险,对风险的发生概率和影响程度进行评估,由定性分析到定量分析,制订有效的预防、减轻(增加)风险(机会)的应对方案。
③多渠道沟通和谈判。保证多渠道沟通机制顺畅,采用横向沟通方式和纵向沟通方式。灵活使用谈判手段和技巧,收集和掌握足够的有用信息,确保具有主动的话语权。处理好与项目干系人的关系,与其相互配合,实现共赢。
④争取高层领导的支持。高层领导对项目成败有着至关重要的作用。高层领导掌握项目团队所需的任何资源。通过邀请高层领导参加项目启动会、关键里程碑发布会、项目完成总结会等形式,既可以使高层领导关注项目、了解项目和推动项目,又可以提升项目及项目团队地位,有利于项目成功,有利于个人职业生涯的发展。
在本案例中,对于市场部谢工不断提出的新需求,老许所采取的补救措施应该包括两个方面。①老许应该与谢工积极地沟通,使他明白本期工程的重要意义,并承诺本期工程不是交钥匙项目,可为系统升级和扩容留有扩展接口,新的需求能够通过后续工程逐步开发实现,使谢工同意本期工程只实现大家最为关注的功能指标和性能指标;②老许应该申请启动项目风险储备金,通过增加资源成本、付出额外劳动使项目回到正轨。
对于机房建设等专业性较强的子项目,老许应该采取风险转移的策略设法将风险的后果连同应对责任转移到第二方身上,聘请具备通信设备资质的专家负责工程设计,从机房空调、电源、布线、承重、消防等各个方面进行详尽的勘察和设计。通过专家编制的工程设计,老许的团队可以细致地了解有关机房设计的技术内涵和外延,并通过工程设计评审机制,一方面确立工程设计的权威指导作用,另一方面获得专家们的可靠技术承诺,实现了工程设计风险的良性转移。
为了避免时间上的损失,预防切换上线风险,老许除了组织制订详细的系统切换方案和故障应急处理方案外,还应争取集团公司高层领导的支持,做好集团公司与各分公司的沟通工作,采取各地市分批次的预切换方案,搭建模拟切换环境,体验正式切换感受。或者,由老许负责项目团队成员之间的协调工作,采用功能点分布式的切换方案,逐点切换、举一反三、各个击破,确保系统切换成功。
问答题
谨慎且清晰的计划能够提高风险管理过程的成功率。项目经理老许在风险管理规划阶段应该明确哪些相关问题?
【正确答案】①该项目可能有哪些项目风险?
②为什么承担或不承担这一风险对于项目目标很重要?
③什么是具体风险?风险的影响程度如何?
④什么是风险减轻的可交付成果?
⑤风险应对计划:风险如何被减轻?
⑥谁是负责实施风险管理计划的个人?
⑦与减轻方法相关的里程碑事件何时发生?
⑧为减轻风险需要多少资源?
【答案解析】[解析] 通常,项目风险管理包括风险管理规划、风险识别、定性风险分析、定量风险分析、风险应对计划,以及风险监控等过程。其中,风险管理规划是确定项目风险管理相关活动计划安排的工作,是项目风险管理的首要工作。认真、明确的规划可提高其他5个风险管理过程的成功率。风险管理过程的计划编制非常重要,因为它要保证风险管理的级别、类型及可见性,这和风险本身及项目对组织的重要程度是相称的,这样组织才能提供充足的资源、时间来实施风险管理活动,并确立风险评估的基础等。
通常,项目经理在风险管理规划阶段应该明确以下几个问题。
①该项目可能有哪些项目风险?
②为什么承担或不承担这一风险对于项目目标很重要?
③什么是具体风险?风险的影响程度如何?
④什么是风险减轻的可交付成果?
⑤风险应对计划:风险如何被减轻?
⑥谁是负责实施风险管理计划的个人?
⑦与减轻方法相关的里程碑事件何时发生?
⑧为减轻风险需要多少资源?