【正确答案】通常,采购组织结构有如下方案可供选择:分散的采购结构;集中的采购结构;直线管理组织;组合结构;跨职能采购小组。
(1)分散的采购结构
它的特点就是每个经营单位的经理对自己的财务后果负责。因此,经营单位的管理要对其所有的采购活动负完全责任。这种结构的缺点之一是不同的经营单位可能会与同一个供应商就同一种产品进行谈判,结果达成了不同的采购情境。当供应商的能力吃紧时,经营单位相互之间会成为真正的竞争者。这种结构对于拥有经营单位结构的跨行业公司特别有吸引力。每一个经营单位采购的产品都是唯一的,并且与其他经营单位所采购的产品有显著的不同。在这种情况下,规模经济职能会提供有限的优势和(或)节约。
(2)集中的采购结构
在公司层次上可以找到中心采购部门。在采购部门,公司的合同专家在战略和战术层次上进行协作。产品规格的决策被集中制定(通常与中心工程技术或研发机构紧密合作),在供应商选择的决策上也是如此;与供应商之间的合同的准备和洽谈也是这样的。这些合同通常是与预先具有资格的供应商之间长达数年的一般和特殊采购条件的合同,采购活动是由经营性公司实施。
其缺点也是明显的:单独的经营单位的管理层只对采购的决策负有限的责任。通常的问题是经营单位的经理相信他们能够靠自己达到更好的目标,并将单独行动;这样它们将逐渐削弱公司采购部门的地位。
(3)集中/分散的采购组织
在一些主要的制造企业中,在公司一级的层次上存在着公司采购部门,然而独立的经营单位也进行战略和战术采购活动。在这种情况下,公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。此外,它也会进行审计,但一般是在经营单位的管理层要求它这样做的时候。
(4)组合结构
它以“以提高公司的影响以减少总体物料成本和(或)改善来自外部供应商的服务为目标,将两个或更多的经营单位的共同物料需求结合起来的努力”相关。然而,实践中依然存在依赖于商品的类型,组合可能是强加给经营单位,也可能是经营单位自愿。主要有以下几种组合结构,它们的主要特点为:
①自愿配合。在这种情况下,经营公司的采购部门之间会发生相当可观的信息交换。以这些数据为基础,每一个经营单位可以自由决定是参与(公司)合同还是单独运作。合同由采购协调委员会(或商品小组)进行准备,其中提及了最大的用户。
②领先购买。在这种情况下,对一种特定类型的商品的需要量最大的经营单位承担了与供应商就公司合同进行洽谈的责任。经营单位从所有其他单位收集全部的有关数据并同供应商进行谈判,每一个单独的经营单位参照适当的合同条件直接向供应商定期发出订单。
③领先设计概念。这种形式的组合其根本指导原则是共同设汁——对于特定的产品或部件的设计负责的经营单位或部门(先行部门),也对与供应商就所有的物料和部件签订合同负责。
(5)跨职能采购小组
跨职能采购小组这种组织形式是采购中相对较新的,用一个来自IBM案例来说明。因为1992年巨大财务亏损,IBM的采购职能被加以重组。IBM的新采购结构采用了一个与供应商的单一联系点(商品小组),由这一商品小组为整个组织提供对全部部件需求的整合。合同的订立是在公司层次上集中进行的。然而,在所有的情况下采购业务活动都是分散的。
为实现经营战略和商品管理的“实质性”集中化,整个公司流程在采购执行层次被结合起来地关注价值链中的与单个供应商的关系,并可以发展以持续的绩效改善为基础的关系。
实现和改善全球采购过程的关键因素是:强有力的领导、管理层的积极参与、积极的供应商管理、公司的商品计划、跨职能小组以及物流与交付过程的标准化。
(6)集中和分散的标准
采购组织集中或分散采购应到什么程度的问题难以简单地回答。大多数公司在两个极端之间进行平衡:在某个时候它们会采用集中的采购组织,而在几年以后它们选择更加分散的采购组织。最近几年,许多汽车公司都决定将其采购业务集中化。当其他的公司,例如KIM已经从职能结构转向部门结构时,相同的情况也发生在一些主要办公设备制造商(例如施乐公司)身上。因此,中心采购部门被已形成的部门和经营单位分割成五个分散的采购部门。
【答案解析】