【正确答案】
【答案解析】(1)管理控制是指由管理人员对组织实际运行是否符合预定的目标进行测定并采取措施确保组织目标实现的过程。其特点主要包括:
①目的性。无论是着眼于纠正执行中的偏差还是适应环境的变化,管理控制都是紧紧地围绕组织的目标进行的。管理控制并不是管理者主观任意的行为,它总是受到一定的目标指引,服务于达成组织特定目标的需要。
①整体性。体现在以下两个方面:首先从控制的主体来看,完成计划和实现目标是组织全体成员共同的责任。其次,从控制的对象来看,管理控制覆盖组织活动的各个方面。人、财、物、时间、信息等资源,各层次、各部门、各单位、各个人的工作,以及企业生产经营的各个不同阶段等,都是管理控制的对象。不仅如此,管理控制中需要把整个组织的活动作为一个整体来看待,使各方面的控制能协调一致,达到整体的优化。
③动态性。组织不是静态的,其外部环境和内部条件随时都在发生着变化,从而决定了控制标准和方法不可能固定不变。管理控制应具有动态的特征,这样可以保证和提高控制工作的有效性与灵活性。
④人性。管理控制本质上是由人来执行的,而且主要是对人的行为的一种控制。管理控制应该成为提高其工作能力的工具。控制不仅仅是监督,更重要的是指导和帮助。
(2)根据管理控制的特点,可以从以下几方面入手来提高管理控制水平:
①控制应该与计划和组织相适应
控制系统和控制方法应当与计划和组织的特点相适应。不同的计划具有不同的特点,因而控制所需的信息也各不相同。控制工作越是考虑到各种计划的特点,就越能更好地发挥作用。同样,控制还应当反映组织结构的类型和特征。有效的管理控制必须能够反映一个组织的结构状况并通过健全的组织结构予以保证。
②控制应该突出重点,强调例外
控制要突出重点,抓住关键。在一个完整的计划执行过程中,组织通常需要选出若干的关键点,把处于关键点的工作预期成果及其影响因素作为控制的重点。此外,控制也应当强调例外原则。管理者将控制工作的重点放在计划实施中出现的特别好或特别坏的“例外”情况上,可以使他们把有限的精力集中在真正需要引起注意和重视的问题方面。在实际工作中,例外原则必须与控制关键问题的原则结合起来,注意关键问题上的例外的情况。
③控制应该具有灵活性、及时性和经济性
灵活的控制是指控制系统能适应主客观条件的变化,持续地发挥作用,控制工作本是动态变化的,控制所依据的标准、衡量工作所用的方法等都可能随着情况的变化而调整、变化。其次,控制工作还必须注意及时性。为提高控制的及时性,信息的收集和传递必须及时。此外,控制工作一定要坚持适度、适量的原则,以便提高控制工作的经济性。
④控制过程应避免出现目标扭曲问题
组织在将规则程序和预算这些低层次的计划作为控制标准时,最容易发生目标与手段相置换的问题。管理者在控制工作过程中特别要注意到次一层级控制标准的从属性和服务性地位,这一点对于成功、有效地实施控制至关重要。
⑤有效的管理控制需要将财务绩效控制与非财务绩效控制有机地结合起来
有效的管理控制系统应该是一个综合性的完整的控制体系,它能将企业各方面的情况以整合、一体的方式反映到高层管理者及有关人员,使他们对组织的绩效有全面的把握。如平衡计分卡法就是将传统的财务评价与非财务方面的经营评价结合起来,从与企业经营成功关键因素关联的方面建立绩效评价指标的这样一种综合管理控制系统和方法。
⑥控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力
员工进行自我控制是提高控制有效性的根本途径。当然,鼓励和引导员工进行自我控制,并不意味着对员工可以放任自流。员工的工作目标必须服从于组织的整体目标,并有助于组织整体目标的实现。管理者要从整体目标的要求出发,经常检查各单位和员工的工作效果,并将其纳入企业全面控制系统之中。