第一，明确做好接待工作的意义。如：本次接待能够给我们单位树立良好的形象，也可以促进单位之间更好的交流。
第二，前期充分了解情况。如：向A市单位了解，这次来我单位学习人数、到达时间、时长、对接负责人是谁等相关情况。
第三，做好准备工作。如：提前准备好学习资料。比如，我们单位档案室的文件种类、日常管理基本规范等纸质资料，也要提前准备好会议室。
第四，安排好食宿、车辆的接送，有必要的话给我们涉及到的人员发放一个接待手册，保证接待工作的顺利进行。
第五，在A单位人员到了以后，我们会提前针对我们档案管理室的工作做介绍，然后安排对我们档案室进行参观，做好陪同工作，当然涉密文件要做好保密工作。
第六，召开会议，让我们档案室工作人员和其他单位人员针对问题进行针对性讨论，分享经验，相互学习。
最后，汇报领导。将所有的接待工作过程写成文档汇报给领导。