问答题
阅读下列说明,根据要求回答问题1~问题3。
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RK公司是一家中小型系统集成公司。在2008年5月期间正在准备对闽发证券公司数据大集中项目进行投标,RK公司总经理李某授权销售部的老许为本次投标的负责人,来组织和管理整个投标过程。
老许接到任务后,召集了由公司商务部、销售部、客服部和质管部等相关部门参加的启动说明会,并把各自的分工和进度计划进行了部署。
随后,在投标前3天进行投标文件评审时,发现技术方案中所配置的设备在以前的项目使用中是存在问题的,必须更换,随后修改了技术方案。最后RK公司中标并和客户签订了合同。根据公司的项目管理流程,老许把项目移交到了实施部门,由他们具体负责项目的执行与验收。
实施部门接手项目后,王某被任命为实施项目经理,负责项目的实施和验收工作。王某发现由于项目前期自己没有介入,许多项目前期的事情都不是很清楚,而导致后续跟进速度较慢,影响项目的进度。同时还发现设计方案中尚存在一些问题,主要有:方案遗漏一项基本需求,有多项无效需求,没有书面的需求调研报告;在项目的工期、系统功能和售后服务等方面,存在过度承诺现象。于是项目组重新调研用户需求,编制设计方案,这就增加了实施难度和成本。可是后来又发现采购部仍是按照最初的方案采购设备,导致设备中的模块配置功能不符合要求的情况发生。
问答题
针对说明中所描述的现象,简要分析RK公司在项目管理方面存在的问题。 |
【正确答案】
【答案解析】①投标前的项目内部启动会上,没有邀请技术或实施部门;
②没有把以往的经验教训收集、归纳和积累;
③没有建立完善的内部评审机制,或虽有评审机制但未有效执行;
④项目中没有实行有效的变更管理;
⑤公司级的项目管理体系不健全,或执行得不好
[解析] 本问题要求分析RK公司在项目管理方面存在的问题。由题干关键信息“RK公司总经理李某授权销售部的老许为本次投标的负责人,来组织和管理整个投标过程”、“老许接到任务后,召集了由公司商务部、销售部、客服部和质管部等相关部门参加的启动说明会,并把各自的分工和进度计划进行了部署”和“RK公司中标并和客户签订了合同。根据公司的项目管理流程,老许把项目移交到了实施部门,由他们具体负责项目的执行与验收”等信息可知,RK公司整体上是职能型组织,分售前(投标)和售后(实施),从而导致企业是以各职能部门为中线,缺乏项目的整体协调和规划,缺乏项目各阶段项目干系人和参与角色的职责划分。销售部老许作为投标的负责人没有邀请后续的实施部门参与投标活动,仅仅在中标后进行简单的移交。在投标前项目内部启动会上,没有邀请技术部门或实施部门参与。
由题干关键信息“进行投标文件评审时,发现技术方案中所配置的设备在以前的项目使用中是存在问题的,必须更换”等可知,以前的技术方案中出现的问题设备在本次投标文件中重复出现,说明RK公司在项目管理的经验教训的传承和传播上是不重视的,缺乏组织方面和方法方面的有效保证。
由题干关键信息“王某还发现设计方案中尚存在一些问题……在项目的工期、系统功能和售后服务等方面,存在过度承诺现象”可以延伸提出问题,即一个有过度承诺的方案,是怎样提交出去的呢?RK公司有相应的评审和批准程序吗?如果有,是否适当?如果适当,执行得如何?显然RK公司没有建立完善的内部评审机制,或虽有评审机制但未有效执行。
由题干关键信息“项目组重新调研用户需求,编制设计方案……后来又发现采购部仍是按照最初的方案采购设备,导致设备中的模块配置功能不符合要求的情况发生”可知,项目中没有实行有效的变更管理,公司级的项目管理体系不健全(或执行得不好)。
【正确答案】
【答案解析】①项目启动,制定项目章程,正式授权项目或项目阶段的开始;
②编制一个初步的项目范围说明书,概要地描述项目的范围;
③将确定、编写、集成,以及协调所有分计划进行,以形成整体项目管理计划;
④指导和管理项目的执行;
⑤监督和控制项目的启动、计划、执行和收尾过程,以达到项目管理计划所定义的项目目标;
⑥整体变更控制;
⑦项目收尾
[解析] 项目整体管理过程负责项目的全生命周期管理、全局性管理和综合性管理。全生命周期管理意味着项目整体管理过程负责管理项目的启动阶段直到项目收尾阶段的整个项目生命周期。全局性管理意味着项目整体管理过程负责管理项目的整体包括项目管理工作、技术工作和商务工作等。综合性管理意味着项目整体管理过程负责管理项目的需求、范围、进度、成本、质量、人力资源、沟通、风险和采购。根据每个项目的实际情况,项目整体管理的重点随项目的不同而有所变化。项目整体管理知识域包括保证项目各要素相互协调以完成项目所需要的各个过程。
整体管理主要关心为达成项目目标所需的管理过程的互相配合,这些过程是为了完成一个项目的目标所要求的。项目整体管理的过程包括如下内容。
(1) 项目启动。制定项目章程,正式授权项目或项目阶段的开始。
(2) 制定初步的项目范围说明书。编制一个初步的项目范围说明书,概要地描述项目的范围。
(3) 制定项目管理计划。将确定、编写、集成,以及协调所有分计划进行,以形成整体项目管理计划。
(4) 指导和管理项目的执行。执行在项目管理计划中所定义的工作以达到项目的目标。
(5) 监督和控制项目。监督和控制项目的启动、计划、执行和收尾过程,以达到项目管理计划所 定义的项目目标。
(6) 整体变更控制。评审所有的变更请求,批准变更,控制可交付成果和组织的过程资产。
(7) 项目收尾。完成项目过程中的所有活动,以正式结束一个项目或项目阶段。
问答题
针对RK公司在该项目管理方面存在的问题,请提出相应的补救措施。 |
【正确答案】
【答案解析】①改进项目的组织形式,明确项目团队和职能部门之间的协作关系和工作程序;
②做好项目当前的经验教训收集、归纳工作;
③明确项目工作的交付物,建立和实施项目的质量评审机制;
④建立项目的变更管理机制,识别变更中的利益相关方并加强沟通;
⑤加强对项目团队成员和相关人员的项目管理培训
[解析] 一个企业项目管理出现的问题通常会出现在以下方面:①公司组织结构尚处于职能型组织阶段,尚不能很好的支持项目管理的开展;②由于组织结构未到位,从而导致整体项目管理流程也不可能建设好;③项目范围管理和质量评审出现问题;④项目变更管理是项目管理问题的重灾区;⑤项目团队建设和沟通问题;⑥项目质量管理和配置管理不到位。
针对问题1分析总结的问题原因,RK公司在该项目管理方面可以采取以下一些相应的补救措施。
(1) 改进项目的组织形式(如采用矩阵型组织结构),明确项目团队和职能部门之间的协作关系和工作程序,以支持项目管理的开展。
(2) 做好项目当前的经验教训收集、归纳工作,采用项目管理系统,按照规范的流程进行项目管理。
(3) 明确项目工作的交付物,建立和实施项目的质量评审机制。
(4) 建立项目的变更管理机制,识别变更中的利益相关方并加强沟通。
(5) 加强对项目团队成员和相关人员的项目管理培训。
另外,针对RK公司的项目管理现状,对该公司项目管理工作的持续改进可提出以下几条参考意见和建议。
(1) 建立企业级的项目管理体系和工作规范,如实施CMM/CMMI等;
(2) 加强对项目工作记录的管理。
(3) 加强项目质量管理和相应的评审制度。
(4) 加强项目经验教训的收集、归纳、积累和分享工作。
(5) 引入合适的项目管理工具平台,提升项目管理工作效率。