问答题 管理大师德鲁克指出:“绝不应该对微不足道的事去衡量。人们只有检查少数对工作成绩和成果无关紧要的时间,就不能达到控制的目的。”请你根据控制的有关原理来理解这段话的含义并结合实际如何实现控制的目的。
【正确答案】
【答案解析】(1)控制是指监督各项活动,以保证它们按计划进行并纠正各种重要偏差的过程。在控制过程中应该遵循以下原则:
①原则性与灵活性相结合的原则
受控者在控制过程中必须严格执行施控者的命令和决策,施控者对要完成的计划和要达到的标准不能有丝毫动摇。控制是一项十分严肃的管理工作。控制需坚持原则,必须严格按计划、按标准办事。对计划中存在的问题,必须及时反馈;对计划执行中存在的重大消极因素,必须坚决排除。但是,控制又是针对未来进行的管理,为了保护员工的积极性,对一些非原则性的缺点和错误,以及一些不影响大局的失误,应从正面给予帮助,积极引导,争取受控者自觉、主动地去纠正偏差。
②重点控制与全面控制相结合的原则
重点控制指在计划的实施过程中,应对关系全局的重点部门和重点工作环节进行的特别控制。全面控制指对计划实施过程中的诸多方面进行一般控制。控制必须做到重点控制与一般控制相结合,以重点控制来带动一般控制,以一般控制来保证重点控制。
③事前控制与事后控制相结合的原则
事前控制指在计划执行前的控制。就是在计划付诸实施前,应尽可能地将计划本身存在的不足和执行系统中所存在的隐患消除掉。事前控制不同于计划,它需要采取实际行动。事前控制通俗地讲就是将问题解决在萌芽状态,尽可能地减轻不利因素给计划带来的损失。
事后控制指在计划执行结果反馈的基础上,从中发现偏差和问题,然后采取纠偏措施纠正偏差的控制方式。事后控制的内容明确,问题清楚,也比较容易采取办法解决。但事后控制是在问题已经发生之后才去采取措施,属于亡羊补牢。
(2)管理大师德鲁克的观点正是根据控制原则中重点控制和全面控制相结合的原则提出来的。
重点控制在控制过程中是十分重要的。因为一项计划,无论多么简单,也会涉及到多个部门的工作协调,也要经过多个环节。不同部门、不同环节在计划实施中的地位和作用是不同的,有的事关全局,有的仅起配套的辅助作用。控制首先必须抓住这些事关全局的部门和环节,这样控制才最有效率。如果控制中缺乏重点,平均使用力量控制就会打乱仗,其效果必然低下,难以保证计划顺利完成。同时,在控制系统中,全面控制也是十分必要的。如果只抓重点控制,放弃全面控制,一些部门就会放任自流,一些环节,虽然它是非关键性的,在失去控制之后也会影响计划的完成。所以说,全面控制与重点控制是相辅相成的,缺一不可。
“人们只有检查少数对工作成绩和成果无关紧要的时间”说明控制并未抓住重点,更未顾及全局,所以是无效率的,因此“达不到控制的目的”。
(3)控制的目的是保证企业活动符合计划的要求,以便有效地实现预定目标。但是,并不是所有的控制活动都能达到预期的目的。因此,为实现控制的目的控制应具备以下条件:
①适时控制
企业经营活动中产生的偏差只有及时采取措施加以纠正,才能避免偏差的扩大,或防止偏差对企业不利影响的扩散。及时纠偏,要求管理人员及时掌握能够反映偏差产生原因及其严重程度的信息。如果等到偏差已经非常明显,且对企业造成了不可挽回的影响后,反映偏差的信息才姗姗来迟,那么,即使这种信息是非常系统、绝对客观、完全正确的,也不可能为纠正偏差带来任何指导作用。
②适度控制
适度控制是指控制的范围、程度和频度要恰到好处。这种恰到好处的控制要注意以下几个方面的问题。
a.防止控制过多或控制不足。有效的控制应该既能满足对组织活动监督和检查的需要,又能防止与组织成员发生强烈的冲突,适度的控制应能同时体现这两个方面的要求。一方面,过多的控制会对组织中的人造成伤害。对组织成员行为的过多限制,会扼杀他们的积极性、主动性和创造性,会抑制他们的创新精神,从而影响个人能力的发展和工作热情的提高,最终会影响企业的效率;另一方面,过少的控制将不能使组织活动有序地进行,不能保证各部门活动进度和比例的协调,将会造成资源的浪费。此外,过少的控制还可能使组织中的个人无视组织的要求,我行我素,不提供组织所需的贡献,甚至利用在组织中的便利地位谋求个人利益,最终导致组织的涣散和崩溃。
控制程度适当与否要受到许多因素的影响,判断控制程度或频度是否适当的标准通常要随活动性质、管理层次以及下属受培训程度等因素而变化。此外,企业环境的特点也会影响人们对控制严厉程度的判断。
b.处理好全面控制与重点控制的关系。任何组织都不可能对每一部门、每一个环节的每一个人在每一时刻的工作情况进行全面的控制。由于存在对控制者再控制的问题,这种全面控制甚至会造成组织中控制人员远远多于现场作业者的现象。适度控制要求企业在建立控制系统时,利用ABC分析法和例外原则等工具找出影响企业经营成果的关键环节和关键因素,并据此在相关环节上设立预警系统或控制点,进行重点控制。
c.使花费一定费用的控制得到足够的控制收益。一项控制,只有当它带来的收益超出其所需成本时,才是值得的。控制费用与收益的比较分析,实际上是从经济角度去分析上面考察过的控制程度与控制范围的问题。
③客观控制
控制工作应该针对企业的实际状况,采取必要的纠偏措施,或促进企业活动沿着原先的轨道继续前进。因此,有效的控制必须是客观的、符合企业实际的。控制过程中采用的检查、测量的技术和手段必须能正确地反映企业经营时空上的变化程度和分布状况,准确地判断和评价企业各部门、各环节的工作与计划要求的相符或相背离程度。还必须定期检查过去规定的标准和计算规范,使之符合现时的要求。
④弹性控制
企业在生产经营过程中经常可能遇到某种突发的、无力抗拒的变化,这些变化使企业计划与现实条件严重背离。有效的控制系统应在这样的情况下仍能发挥作用,维持企业的运营,也就是说,控制应该具有灵活性或弹性。弹性控制与控制的标准、控制系统的设计有关。一般来说,弹性控制要求企业制定弹性的计划和弹性的衡量标准。且站在战略的高度,抓住影响整个企业行为或绩效的关键因素。