归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
可以从三方面理解：
（1）定义指出了归档文件的来源和范围；
（2）强调了归档文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件不能归档；
（3）归档文件必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。