【正确答案】几类常见的电子邮件信息主要包括 : (1) 执行业务、事务过程中形成的电子邮件材料。对于某一个行动过程而言，业务或事务过程中产生的电子邮件消息可以是一条命令，一个批示，一份情况交换，一个政策问题，或是与另一个部门的数据交换，也可能是政策与决定的提出，草案及草案的评价及工作文件等，这些材料均有助于部门做出主要决定以及主要职能活动，是部门职能活动的直接产物与反映，对于保留部门记忆及明辨职责是十分必要的，同时也能为制定政策等提供参考与借鉴。因此，电子邮件材料一旦被确定为执行业务过程中产生的，就应成为电子文件，加以采集、保存。 (2) 在日常业务活动中形成的，具有业务上下文关联的信息性电子邮件。它具有部门业务的文头，但内容纯属普通信息性材料。它们或是对所有工作人员的一般性通知，或是作为附加文件的载体。这类电子邮件材料也应作为文件加以保存。某些非文件类的信息材料，具有共同价值，应被作为参考资料适当管理。 (3) 个人电子邮件材料与业务记录不同的是，这类电子邮件材料通常归于个人范畴，它类似于信件、便条，也有的类似于履历表。这类电子邮件消息有三种情况： a. 是明显与业务无关的私人信息，一旦员工不需要该邮件，即可销毁。 b. 是一般工作人员之间的闲谈，但其中涉及到业务 。 对这类涉及到业务的个人电子邮件消息也应作为电子文件保存一段时期，直到所涉及到的内容不会对部门利益造成影响为止。 c. 是重要人物或部门负责人的通讯和个人网址 (Home Page) 。这类电子邮件材料类似于手稿，应划为电子文件，加以保存。 (4) 日历与工作单。某些电子邮件系统为用户提供日历与工作单，这些日历与工作单如果符合文件定义，也应作为文件保存。 (5) 拷贝。同一电子邮件的多份副本，含有拷贝信息的电子邮件消息均可能成为文件。其文件状况的确定，取决于它们用于业务中的具体情况。电子邮件材料的类似情况的文件价值判断同纸质文件一样，具有文件价值的拷贝应在不同的文件保存系统中归档。 (6) 草案。电子邮件系统经常用于传送文件草案，凡符合文件定义的草案应作为文件保存。