具体做到:
(1)准确。准确是公文语言的主要特征和基本要求。公文的内容必须用准确的语言来表达,每个词、每句话都必须有明确的含义。即用词要准确无误,造句要合乎语法的逻辑,要善于辨析词义,区别词的感情色彩,根据特定的语言环境,选用最恰当的词语。
(2)简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容,做到“文约而事丰”。把公文写得简短明了,精炼准确,思路清晰,有一定的分析概括能力,还要有较高的文字修养。
(3)庄重。庄重是指公文用语必须讲求庄严、郑重。这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力所决定的。公文是处理公务的重要工具,使用庄重的语言是公文制发机关应有的严正立场和严肃持重的态度在公文中的体现。具体地说,所谓庄重就是公文用语不俗气、有气派,要使用规范的书面语言,并注意使用雅语敬语等。
(4)得体。得体就是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应,在准确表达的基础上,进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。或郑重严肃,或亲切委婉,或欢欣鼓舞,或震慑警醒等。