【正确答案】会计档案一般分为以下几类:
(1)会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。
(2)会计账簿类。包括总账、日记账、明细账、辅助账等。
(3)财务会计报表类。包括月度、季度、半年度、年度会计报表及相关文字分析材料等。
(4)其他类。包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
根据有关规定,各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案,不属于会计档案。
会计档案管理的具体要求是:
(1)会计档案的整理。为了更好地发挥会计档案的作用,必须对会计资料进行挑选,然后集中保存。集中以后的会计档案数量较多,如果堆放零乱,则不便于管理和利用。这就需要将会计档案分门别类、按序存放,这就是会计档案的整理工作。整理内容包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料(如年季度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同等)。会汁档案的整理要规范化,封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作,卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。做到收集按范围,装订按标准,整理要规范。
(2)会计档案的归档。各单位每年形成的会计档案,在财务会计部门整理立卷或装订成册后,如果是当年的会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财会部门保管一年,期满后,原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。档案部门接收保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封袋,个别需要拆封重新整理的,应当会同原财会部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。
(3)会计档案的保管。由于自然和社会等各种原因,会计档案始终处于渐进性的自毁过程中。首先,要严格执行安全和保密制度。安全是指档案完好无缺,做到不丢失、不破损、不霉烂、不被虫咬等。保密是指会计档案的信息不能超过规定传递的范围;其次,要严格执行检查、保管制度,要有专人负责保管,有关单位、人员要定期地检查会计档案的保存情况,要严格按规定的程序、技术方法处理档案保管中的问题。
各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。以企业会计为例,各种会计档案的保管期限如下表所示。
企业会计档案保管期限
企业会计档案保管期限 顺序号 | 档案名称 | 保管期限 | 备注 | 一 | 会计凭证类 | | | 1 | 原始凭证 | 15年 | | 2 | 记账凭证 | 15年 | | 3 | 汇总凭证 | 15年 | | 二 | 会计账簿类 | | | 4 | 总分类账 | 15年 | 包括日记总账 | 5 | 明细分类账 | 15年 | | 6 | 日记账 | 15年 | 现金和银行存款日记账保管25年 | 7 | 固定资产卡片 | | 固定资产报废清理后保管5年 | 8 | 辅助账簿 | 15年 | | 三 | 财务报告类 | | 包括各级主管部门汇总财务报告 | 9 | 月、季度财务报告 | 5年 | 包括文字分析 | 10 | 年度财务报告(决算) | 永久 | 包括文字分析 | 四 | 其他类 | | | 11 | 会计移交清册 | 15年 | | 12 | 会计档案保管清册 | 永久 | | 13 | 会计档案销毁清册 | 永久 | | 14 | 银行余额调节表 | 5年 | | 15 | 银行对账单 | 5年 | | |
(4)会计档案的利用。保存会计档案的最终目的是为了利用,会计档案的整理、归档、保管等工作,只是为利用奠定基础。调阅会计档案应履行登记手续,一般应在档案室查阅。外单位借阅档案,归还时要清点。查阅会计档案人员,不许在会计档案上做任何记录、勾、画和涂改,更不能抽撤单据,违者应视情节轻重进行严肃处理。
(5)会计档案的鉴定。会计档案的保管期满,需要销毁时,由本单位档案部门提出销毁意见,会同财务会计部门共同鉴定,严格审查,编制会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位报本单位领导批准后销毁,国有企业经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止,建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。
(6)会计档案的销毁。各单位按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财务会计部门共同派员监督销毁。各级主管部门销毁会计档案时,还应有同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财务部门在销毁会计档案时,由同级审计机关参加监销。销毁人在销毁会计档案以前,应当认真清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告本单位领导。