第一，了解情况，人数、级别、参观内容、时间安排、乘坐的交通工具及往返时间等。

第二，准备相关资料，参观、学习单位或地点的准备，经费预算，安排食宿地点，选择并布置会场，有关服务人员的安排，参加会见或陪同领导，有必要时要通知新闻媒体采访报道，向有关领导汇报准备情况，听取领导的指示。

第三，搞好接待。

第四，组织进行参观或会议。

第五，听取来访者的意见，做好善后工作。