【正确答案】在面对客户投诉时,物流企业一般遵循的处理流程如下:
(1)倾听客户投诉
物流企业在接到客户投诉时,首先要倾听客户投诉的内容,并做好投诉记录,待客户叙述完毕后,复述客户投诉的内容。在倾听客户投诉时,不要随意打断客户说话,也不要对客户表示不满甚至极力辩解。在与客户确认投诉的内容之后,根据投诉事情的大小,可以当场答应帮助客户解决问题,对于比较重大的问题,如涉及经济纠纷的问题,当时无法解决的,要给客户一个明确的时间承诺,不管到时候有没有提出解决方法,都要给客户答复,让客户了解投诉处理进展情况,直至投诉解决。
(2)向客户道歉
物流企业在接到客户投诉时,在倾听完客户投诉之后,不管是不是因为物流的原因,都要向客户表示歉意。
(3)提供解决方案
在对客户投诉作出解决方案时,一般会遵循一定的处理流程:
①首先要明确公司是否有此类处理投诉的办法和规定,如有,应当依照公司规定为客户提供解决方案;
②其次,要掌握客户投诉问题的重点,分析投诉事件的严重性,是否对客户造成了经济上的损失,如果造成损失,客户希望解决的方法是什么,这些在倾听客户投诉时要记录下来;
③第三,在处理客户投诉时,要明确自身的职责范围,不能作出超出自身解决范围之外的方案,对于自己当时无法答复客户的,要尽快向上级领导汇报相关情况,由上级领导作出决定性解决方案。
(4)执行解决方案
双方就解决方案达成一致意见后,要立即执行,对于当时能够解决的,当场解决。当时不能解决的,要询问并记录下客户的公司名称、联系人姓名、联系方式、投诉内容等重要信息,在调查清楚客户投诉的内容之后应立即给予客户答复,告知公司处理投诉的处理流程,并随时保持联系,直至投诉解决。
(5)投诉处理总结
一般包括以下两个方面:
①做好客户投诉记录。客户投诉记录包括客户投诉登记表、客户投诉调查表、客户投诉处理表及每月、每季度或每年的客户投诉分析统计表。
②与相关责任人沟通,确保今后类似事故不再发生。
【答案解析】