办公室的职员小李正在办公,在处理一份机密文件时,接到一个受访者的电话,对话如下:

小李:您好,有什么需要帮助的?

受访者:我是××企业的执行总裁,我想拜访一下王局长。

小李:您有预约过吗?

受访者:没有。

小李:哦,局长出去了,现在不在。

问题:你认为小李的做法有什么不妥?如果你是小李的同事,你怎么对他提建议?

【正确答案】

作为办公室的职员,小李的做法存在以下几点不妥之处:

第一,接电话时缺乏热情,态度生硬。对方无论是老总还是普通办事人员我们都应当一视同仁,在接待时做到热情周到。即使小李手头有其他重要工作,也不应该以如此态度应付了事。

第二,领导不在,作为下属,面对来访来电,应认真仔细做好记录工作,当领导回来后再汇报,根据领导的指示和工作安排再给对方以回复,而不是自己擅做主张。小李仅用三言两语就把来电者打发掉,若对方有紧急事情,不但会耽误办事时机,更会造成严重后果,而且也有损单位形象。

作为小李的同事,我会以委婉的方式对小李进行劝说,希望他能够改正。

第一,作为办公室的职员,做好本职工作固然是小李的首要任务,但是同时,当接到有人要找领导办事的电话时,也应热情周到地做好信息记录和接待工作。这样才能反映出单位员工的良好服务意识,有助于提升单位的整体形象。

第二,当领导不在时,可记录来电、来访人的电话、姓名,并说明将会转告给领导,等他回来时处理,并告知会第一时间给予对方回复。这样才能让对方感受到我们的热情和专业。如果事情紧急,小李也可代为联系领导。若小李当时确实手头工作比较重要,无法分神处理其他事务,也可请周围同事代为处理。

另外,平常接电话时,我也可以以身作则、亲自示范,毕竟作为一名公务人员,我们必须保持高度的服务意识,热情周到,在处理工作的过程中,也要注意轻重缓急。

【答案解析】