【正确答案】电子文件的优点表现在： 1. 电子文件的数字信息可以和某个具体的载体相分离，这样人们为了携带的方便，可以将电子文件从体积较大的载体上转移到体积轻便的载体上；人们也 可以出于节省经费的考虑，将电子文件从价格昂贵的载体上转到物美价廉的载体上。 2. 电子文件中有些格式是可以互相转换的，人们可以根据不同的目的对其进行转换以适应各自不同的需求。 3. 电子文件很容易被复制，且复制的清晰度不会随着复制代数的增加而下降。复制过程也不会对“原件”造成任何损伤。 4. 电子文件的数字信息可以在计算机空间流动，打破了空间、时间对电子文件利用的限制，使不同的人在不同的时间和地点可以共享电子文件信息，且彼此之间互不干扰。而且，通过网络传输电子文件，利于开展馆际互借业务，弥补各馆收藏的不足。 5. 电子文件的存储密度大，便于节省存储空间。 6. 电子文件的可操作性很强，人们可以利用各种软件对其进行加工处理，以达到自己所期望的目的。如对年久褪色的照片进行数字化后，可利用相关软件对其进行修复。 7. 电子文件的应用便于自动化、规范化管理，能够大大地提高办事效率。如利用计算机和相关软件可以对电子文件进行自动分类组合、自动编目、智能检索等，不仅速度快而且准确率也高，省去了手工操作的疲劳，提高了办事效率。 总之，电子文件的应用便于和现代各种先进技术相结合，利于开拓许多应用的新领域和开发各种新功能。 电子文件的缺陷表现在： 1. 电子文件的可操作性和易更改性使得对电子文件所作的改动可以毫不留痕迹，也使得电子文件不再具有原件概念。由此，其原始性和凭证性很容易受到人们的质疑。 2. 电子文件对生成它的软、硬件环境具有很强的依赖性，一旦脱离这种环境，电子文件就不能被读取和操作。而计算机的软、硬件环境和信息处理方式大约 2~5 年就要更新换代，这给维护电子文件的永久存取带来了管理上的负担。 3. 电子文件的不稳定性因素很多，如病毒入侵、电源故障、人为误操作、硬件故障等，这些因素都很容易导致电子文件的丢失与毁坏。 4. 电子文件的类型很多，每一种类型的电子文件又有很多种不同的格式，不同的格式又依赖于不同的软、硬件支持，这种复杂性给电子文件的标准化管理带来了很大的不便。 5. 电子文件的载体，如磁盘、光盘等，与纸质相比，其寿命非常有限。而且影响电子文件载体的因素也更多，除了温度、湿度、灰尘、光照、氧气、菌、霉等，还有磁场、人为误操作、电压等因素。