问答题阅读以下关于项目沟通管理的说明，根据要求回答问题1～问题3。 [说明] 老赵拥有多年的软件项目开发经验，目前作为一家系统集成公司(以下简称乙方)的项目经理，正负责一个计量管理信息系统项目。该系统包含了11个功能模块，涉及用户单位(以下简称甲方)计量管理业务的主要过程，开发工作量较大。甲方曾自行组织过开发，后因故终止。在与乙方签订开发合同时，甲方愿意提供原有的设计文档。老赵带领自己的团队，在客户原有的需求分析和设计文档的基础上，历时两个月，通过邮件、电话等方式多次与用户进行交流与沟通，并利用原型开发方法建立了项目演化型需求模型。为了加快项目进度，节约项目成本，老赵从某高校选用了两名有编程经验、工作能力较强的在读研究生加入开发组。在现有演化原型的基础上，这两名研究生分别负责组织机构管理和计量培训管理两个模块的代码编写工作。这两个模块与计量管理主要业务过程及专业领域知识的关系不太紧密，具有相对独立性及一定的通用性。经过3个多月的努力，所有的模块都完成了单元测试，并在虚拟环境下进行了功能测试。之后，老赵充满信心地带领项目组到应用单位进行现场试运行。用户单位为老赵及其团队在项目开发中所表现的高效率而高兴，他们积极配合，并选择了业务过程中的不同部门、不同岗位代表参与，采用真实的数据进行系统试运行。在运行过程中，虽然核心业务流程与实际情况基本一致，但在组织机构管理与计量培训管理这两个模块中出现了让老赵非常尴尬的问题。

问答题结合你的项目管理经验，分析该项目开发过程中，在项目沟通方面存在哪些主要问题?

【正确答案】正确答案：①没有制订和执行沟通管理计划； ②没有采用有效的沟通方法主动获取干系人的需求； ③在没有与甲方进行沟通并进行需求确认的情况下，就安排两名在读研究生进行相关模块的代码编写工作； ④可能缺少召开项目状态评审会

【答案解析】解析：认真分析该项目开发过程中所做的工作，可以发现在项目沟通方面存在以下几个主要问题。 (1) 没有制订和执行沟通管理计划。老赵在接手这个项目时，没有认真分析甲方在自行组织开发系统的过程中终止项目的原因，并且错误地认为有了他们提供的原有设计文档就可以直接编写程序。因此项目组没有认真地分析和确定每一个功能模块所对应的干系人，并为每一个干系人制订详细的沟通计划。 (2) 没有采用有效的沟通方法主动获取干系人的需求。 (3) 在没有与甲方组织管理部门和培训部门人员进行沟通并进行需求确认的情况下，就安排两名在读研究生进行组织机构管理与计量培训管理模块的代码编写工作。 (4) 没有召开项目状态评审会来确定阶段成果，以至于出现了开发人员对项目需求的理解与实际应用需求大相径庭的局面。通过以上分析，项目经理老赵应当认识到项目沟通管理的重要性，对于类似的项目应该强调以下几点。 (1) 制订切实可行的沟通管理计划。从需求分析开始，就应该为项目制订一个沟通管理计划，让项目成员知道自己负责的模块应该与谁沟通、如何沟通、何时沟通。重要的是应该确定甲方人员中这些功能由谁提出、准来确认、谁来使用。 (2) 定期召开项目状态评审会议，以突出一些重要项目文件提供的信息，迫使相应的负责人、实施人员或项目干系人正视项目的进展。在用户相关人员参与的情况下，状态评审会也能尽可能早地暴露系统在需求或设计上的错误、缺陷或不足。

问答题沟通技术是项目经理老赵在沟通时需要采用的方式和需要考虑的限定条件。通常，影响项目沟通的技术因素主要有哪些?

【正确答案】正确答案：①对信息需求的紧迫性； ②技术是否到位； ③预期的项目人员配备； ④项目时间的长短； ⑤项目环境

【答案解析】解析：项目经理的大部分时间(70%～90%)都在进行各方面、各类型沟通工作，而项目管理要求沟通是主动和受控的。在讨论项目沟通时，需要考虑沟通模型的各项要素。沟通技术是项目管理者在沟通时需要采用的方式和需要考虑的限定条件。影响项目沟通的技术因素如下。 (1) 对信息需求的紧迫性。项目的成败与否取决于能否即刻调出不断更新的信息，还是只要有定期发布的书面报告就已足够。 (2) 技术是否到位。已有的沟通系统能否满足要求，还是项目需求足以证明有改进的必要。 (3) 预期的项目人员配备。所建议的沟通系统是否适合项目参与者的经验与特长，还是需要大量的培训与学习。 (4) 项目时间的长短。现有沟通技术在项目结束前是否有变化的可能。 (5) 项目环境。项目团队是以面对面的方式进行工作和交流，还是在虚拟的环境下进行工作和交流。

问答题沟通管理计划编制是确定项目干系人的信息与沟通需求的过程。通常，一份沟通管理计划应包括哪些内容?

【正确答案】正确答案：①项目干系人沟通要求； ②对要发布信息的描述，包括格式、内容和详尽程度； ③信息接收的个人或组织； ④传达信息所需的技术或方法，如备忘录、电子邮件和(或)新闻发布等； ⑤沟通频率，如每周沟通或双周沟通等； ⑥上报过程，对下层无法解决的问题，确定问题上报的时间要求和管理链(名称)； ⑦随项目的进展对沟通管理计划进行更新与细化的方法； ⑧通用词语表

【答案解析】解析：沟通管理计划编制是确定项目干系人的信息与沟通需求的过程，即谁需要何种信息、何时需要，以及如何向他们传递。认清项目干系人的信息需求，确定满足这些需求的恰当手段，乃是项目成功的重要因素。在多数项目中，沟通计划大都是作为项目早期阶段的一部分进行的。但在项目的整个过程中都应对其结果定期检查，并根据需要进行修改，以保证其适用性。通常，沟通计划编制的第一步就是干系人分析，得出项目中沟通的需求和方式，进而形成较为准确的沟通需求表，然后再针对需求进行计划编制。虽然项目的沟通管理计划由具体的项目来确定，没有统一的格式与标准，但是通常都包含如下内容。 (1) 项目干系人的沟通要求。 (2) 对要发布信息的描述，包括格式、内容和详尽程度。 (3) 信息接收的个人或组织。 (4) 传达信息所需的技术或方法，如备忘录、电子邮件和(或)新闻发布等。 (5) 沟通频率，如每周沟通或双周沟通等。 (6) 上报过程，对下层无法解决的问题，确定问题上报的时间要求和管理链(名称)。 (7) 随项目的进展对沟通管理计划进行更新与细化的方法。 (8) 通用词语表。