见GBT5001-2020标准附录A3术语和定义除了第3章给出的术语和定义外，以下还对所选概念进行了说明，以防止错误理解:

a)“持续(continual)”指发生在一段时期内的持续，但可能有间断;而“连续(continuous)”指不间断的持续，因此应当使用“持续(continual)”来描述改进。

c)“适当的(appropriate)”与“适用的(applicable)”不得互换。“适当的”意指适合于或适于……的，并意味着某种程度的自由:而“适用的”意指与应用有关或有可能应用，且意味着如果能够做到，就应该要做。

d)本标准使用了术语“相关方(interested party)”，“利益相关方(stakeholder)”是其同义词，代表了相同的概念。

e)“确保(ensure)”一词意指:可将职责委派给他人，但仍承担确保措施得到实施的问责。

f）“文件化信息(documentedinformation”被用于包含短语“保留(retain文件化信息作为……的证据”来表示记录，“应作为文件化信息予以保持(maintain"来表示文件，包括程序。短语“以保留文件化信息作为……的证据(to retain documented information as evidentiaryof…”并非要求所保留的信息将满足法律法规的证据要求，而旨在规定所需保留的记录的类型。