问答题老张是某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力来改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周都必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，老张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明、时间太长、效率太低，以及缺乏效果等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，老张非常苦恼。

问答题针对上述情况，请分析问题产生的可能原因。

【正确答案】

【答案解析】①缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格的分析；
②缺乏完整的会议规程，会议目的、议程及职责不清，缺乏控制，导致会议效率低下，缺乏效果；
③会议没有产生记录；
④会议没有引发相应的行动；
⑤沟通方式单一；
⑥没有进行冲突管理等

问答题针对上述情况，你认为应该怎样提高项目例会的效率。

【正确答案】

【答案解析】①事先制定一个例会制度，如确定例会的时间、参加人员范围及一般议程等；
②放弃可开可不开的会议；
③明确会议的目的和期望结果；
④发布会议通知，明确会议目的、时间、地点、参加人员、会议议程和议题等；
⑤在会议之前将会议资料发到参会人员手中，要求提前阅读，直接在会上讨论，以节约会议时间；
⑥对于有异地成员参加或者需要演示的场合，可以借助视频设备；
⑦明确会议规则，如指定主持人，明确主持人的职责，以便对会议进行有效控制；
⑧会议要有纪要，即将工作的结果、完成时间和责任人都记录在案，以利于督促和检查工作的完成情况；
⑨会议后要进行总结，提炼结论，即在会议快结束时，应总结问题的讨论结果，重申有关决议，明确责任人和完成时间；
⑩做好会议的后勤保障工作，如兼有联络感情的会议，可选择一个合适的地点，提供餐饮、娱乐和礼品，制定一个有张有弛的会议议程等

问答题针对上述情况，你认为除了项目例会之外，老张还可以采取哪些措施来促进有效沟通。

【正确答案】

【答案解析】①首先应对项目组成员进行沟通需求和沟通风格的分析；
②对于具有不同沟通需求和沟通风格的人员组合设置不同的沟通方式；
③可以通过电话、电子邮件、项目管理软件和OA软件等工具进行沟通；
④正式沟通的结果应形成记录，对于其中的决定应有人负责落实；
⑤可以引入一些标准的沟通模板；
⑥在项目组内培养团结的氛围并注意冲突管理