(1)    固定档案分类排列的順序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显 示档案间的联系和区別。

(2)    使馆藏档案达到系统化、个别化，便于档案的检索利用。档号提供了档案的出处 及排放位置，利用者可以通过档号迅速查找到自己所需要的档案。

(3)    便于档案的保管和统计。档号是典藏档案的工具，为档案的库房管理提供了方便， 它是档案登记、清点、排列等工作的不可缺少的工具。

(4)    档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息， 便于档案的现代化管理。