①诚挚的表现情意，清楚地表达思想。
②遵循特定的格式，符合人们的认知规律。
③措辞要准确得体，把握时间，尊重阅读者。
④使用相应的礼仪用语，文字书写要工整规范。
⑤对所有文件都要及时做出反应。