【正确答案】电子文件的管理是以文件生命周期理论为基础的，强调对整个文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合。元数据可以“动”、“静”结合地全程反映电子文件的整个生命运动周期的所有情况，记录下电子文件在设计、形成、传递、维护这一运转流程中的全部情况。因此，只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效的安全控制，保证电子文件的完整性、真实性和证据效力；同时元数据是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。因此，元数据是解决电子文件管理问题不可或缺的关键之一。 下面可以从元数据在电子文件生命周期的各个阶段中的具体运作情况来阐述： （1）元数据在电子文件管理系统设计阶段（侧重元数据模型的设计），即规定电子文件构成要素阶段。这需要国家档案管理部门、信息技术部门和标准化组织共同组织和规定，并且将这一模型的遵守程度作为电子文件管理系统评价和认证的重要标准之一。元数据由若干元数据元素及其相互关系组成，元数据元素能详尽地描述电子文件内容、背景和结构特征及文件的变化过程。 （2）元数据在电子文件形成阶段（强调前端控制思想），这里电子文件的形成是指文件进入到文件管理系统中，确切指进入到文件运转系统中。电子文件来源于各自的应用系统中，规格不一，在进入文件运转系统之前先要进行文件格式的标准化处理。进入文件系统时，系统将自动捕捉文件内容、背景、结构信息，并填入元数据表（如文件标题、文件编号、作者、日期等），然后作者对其他需要在此阶段填写的元数据（如主题词、文摘、分类号、密级、建议保管期限、与其他文件关系、写作意图、机构职责、事务处理流程等背景信息）手工填写。最后将文件锁定，以后除了特殊原因外，用户无法擅自修改文件内容。新形成的电子文件保存在临时文件库中。 （3）元数据在电子文件运行阶段（强调动态监控和完善元数据）。电子文件在社会活动中产生，用于表达意图、进行联系、记述情况和作为凭证。和传统文件一样，电子文件有一个运转和办理的过程，这便是电子文件的运行阶段。文件在运行过程中，当文件内容在不断地补充和完善时，元数据表也在不断得到扩充，可以说 这里的元数据是维护电子文件运转和办理的真实与安全的重要依据和参考。 （4）元数据在电子文件维护阶段（鉴定与归档、整理与保管、检索与利用、脱机管理）。电子文件维护阶段的工作宗旨在于保证电子文件的真实性、完整性、有序性、安全性与可用性。维护工作具体包括：鉴定与归档、整理与保管、检索与利用、脱机备份管理等多个环节，元数据管理贯穿于电子文件维护阶段的各个工作环节之中： ① 鉴定与归档：元数据将为电子文件内容鉴定和技术鉴定工作提供重要依据，电子文件鉴定所要考察和检测的信息，也主要来自元数据。如元数据中的作者职务、机构组织、文件主题、时间、密级、签署、建议保管期限、文件品质、利用频率等元素都是鉴定时非常重要的判定依据。元数据不仅给文件的归档鉴定提供依据和凭证，而且还详细记录下归档鉴定的操作过程、责任者和鉴定结果等信息，并指示系统作出相应处理， 这些与记录鉴定信息有关的元数据要素又被保存下来，作为下一次电子文件鉴 定工作的基础和参考。 ②整理与保管： 整理：是指建立文件实体的管理秩序，使所保存的文件有序化、条理化，为整个文件管理工作创建秩序化的管理对象基础。整理时，由于电子文件所携带的元数据是文件内容、背景和结构特征的描述，并以结构化、规范化的形式存在，所以文件的元数据在此阶段是系统的直接操作对象。系统通过继续补充元数据，提取元数据的相关元素进行重组，完成对文件的组织和加工。在此过程中，元数据依然担任过程跟踪和记录工作，记录管理系统对文件的操作轨迹。 保管：是对已整理并保存的文件进行的日常维护性管理工作，其基本任务是维护电子文件的有序状态，并保护电子文件在存取和利用中不受或少受损坏，尽量延长其使用寿命。保管的重点是维护电子文件的可读性和安全性。保管的技术手段和措施有文件加密技术、信息认证技术、计算机病毒防治技术、信息备份和网络安全。电子文件元数据为信息保护技术提供装载平台和记录空间。比如，若电子文件采用数字签名，则将数字签名的有关算法和数据保存在元数据中，元数据与文件绑定，收文方利用特定的算法解码检验数字签名，如果结果位串与传输的一致，则数字签名有效。又如，文件一旦制作成功，在其相关的元数据项目中添加标识，注明文件自动锁定，未经允许不得改动文件，那么一旦有计算机病毒程序或其他非法用户企图侵入文件，则系统会根据元数据的提示给予自动提示和报警。还会记录文件保管的经过和结果，向系统管理员提供各种统计和维护数据，起到辅助管理的作用。文档管理人员可以通过元数据所提供的信息打印统计报表，了解电子文件的维护状况，从而为以后的维护工作做准备。 ③检索与利用：电子文件信息资源开发和利用不仅是档案工作者的责任，也是电子文件管理的目标所在。电子文件的检索与利用工作包括：用户管理、存取控制、用户界面管理、检索、公布等。为了达到满意的检索和利用效果，元数据将应用于电子文件检索与利用的每一个工作环节中。元数据可以标引不同形式的数据，分享和集成异构的信息资源，可对数据进行深度分析，控制限定检索的信息和用户服务 , 如排序、过滤和评分、保密性和安全性，从而促进信息更复杂和更综合地检索。元数据还会记录用户检索过程，评价检索结果，经系统进行智能化分析，了解用户需求，将相关信息及时反馈给用户，帮助用户及时调整检索策略，提高检索效率。这些管理元数据还将 成为文件维护和管理的重要参考信息。 ④ 脱机管理：把那些非现行的、同时又具有保存价值的电子文件导出信息管理系统，保存在磁带、磁盘和光盘中，甚至转换成缩微胶片。至此，电子文件进入脱机保存阶段。这时候，元数据就显得尤为重要了，它像一座桥梁，联系着系统与原文件。由于文件不在系统中，系统只能通过保留在系统中的元数据了解原文件目前的状况和位置，保持与原文件的联系，实施对文件的管理。在检索利用的过程中，系统也只能完全根据元数据提供的信息来判断原文件是否满足用户的检索要求，然后决定是否将原文件返回到系统中接受调用。 电子文件的管理以文件生命周期理论为基础，通过实施相应的元数据管理标准和管理控制，能最大程度地降低电子文件管理的风险，使电子文件管理走向科学化和知识化。