由于事发突然，在会议筹备过程中我会做到既快速行动，落实到位；又周密细致，不出差错。
第一，通知参会人员。由于时间较为紧急，用短信或文件的方式难以让参会人员及时看到，因此，我会采用电话通知直接到人的方式进行通知，保证所有人都能在短时间内通知到位。
第二，准备会议材料。根据会议要求，起草好领导讲话稿、会议议程、印发会议所需的文件、制定好会议手册，在时间紧急的情况下，文字工作特别容易出错，必须认真细致。
第三，落实会议场地。与后勤部门联系，确定好会议室，落实好会议所需的电子显示屏、音响、茶水等服务。
第四，做好人员分工。将科室人员进行分工，会议通知、会议材料和会议场地等工作分别交由不同的工作人员分工负责落实，提高工作效率。