（1） 对方针政策性的、 关系本机关工作全局的指挥性文件， 或重大的请示、 报告文件， 以及不能判定由哪个部门承办的文件。 应先送办公部门负责人或机关领导。
（2） 对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件， 或早有批示规定和有规可循的例行公文，
按主管业务的分工范同直接分送给有关部门或承办人。
（3） 对来文机关答复本机关询问的文件， 要按本机关原发文的承办部门或主管人分送。 
（4） 在文件人数少， 阅办阅知部门（领导） 多的情況下， 应按先办理， 后阅知， 先主办、 后协办，先正职、 后副职的次序分送。
（5） 公文的分发要建立登记交接制度，履行签收手续； 对要求退回归档的文件， 要在文件上标明“阅后请退回归档” 字样， 以便及时收回， 防止文件散失。