问答题阅读以下关于项目整体管理方面问题的说明，根据要求回答问题1～问题3。 [说明] 系统集成商Y公司承担了某个电子政务公文流转系统的研发建设工作，Y公司任命张工为该软件项目的项目经理。张工原是Y公司一名技术扎实而又细心的老工程师，从事了多年的Java开发工作。在项目的初期，张工制订了非常详细的项目管理计划，项目组人员的工作都被排得满满的，为加快项目的进度，张工制订项目管理计划后即分发到项目组成员手中开始实施。然而，随着项目的进展，由于项目需求不断变更，项目组人员也有所更换，项目组已经没有再按照计划来进行工作，团队成员都是在当天早上才安排当天的工作事项。张工每天都要被工作安排搞得疲惫不堪，项目开始出现混乱的局面。项目组中的一名技术人员甚至在拿到项目管理计划的第一天就说：“计划没有变化快，要计划有什么用”，然后只顾埋头编写自己手头的程序。一边是客户在催着快点将项目完工，要求尽快将系统投入生产；另一边是公司分管电子政务项目的张总在批评张工开发任务没落实好。这一切都让张工感觉到无助与苦恼。

问答题结合你的项目管理经验，围绕项目管理计划，简要分析产生以上现象的主要原因。

【正确答案】正确答案：①初期的项目管理计划粒度过小，没有把握好项目管理计划的层次性； ②制订项目管理计划时没有和客户、公司领导及项目组人员进行及时沟通； ③制订的项目管理计划不切实际

【答案解析】解析：项目管理计划是项目管理的基础。项目管理计划明确了如何执行、监督和控制，以及如何收尾项目。项目管理计划的编制过程是一个渐进明细、逐步细化的过程。在本案例中，张工制订了详细的项目管理计划，将项目组人员的工作排得满满的，在没有和项目组人员商量的情况下就下发项目管理计划并实施，这种做法欠妥。制订项目管理计划时，需要取得项目组人员的支持、理解，并且需要注意在项目的开始阶段往往需要的是粗粒度的，并且是切合实际情况的项目管理计划。而张工编制的初期项目管理计划粒度过细，没有把握好项目管理计划的层次性。项目管理计划对于项目的实施非常重要，在制订时也需要和客户、公司领导及时沟通，以取得他们的支持。而张工对于项目运作的紧张局面既没有向公司领导汇报，也没有向客户解释，只是一个人默默地将问题埋在心里，而采取了每天早上安排工作的临时性解决办法，治标不治本。

问答题针对目前项目开始出现混乱局面的情况，请简要说明张工可采取哪些补救措施?

【正确答案】正确答案：①重新制订一份较粗粒度的、切实可行的整体项目管理计划，而由项目组人员根据整体项目管理计划来制订个人的项目工作计划； ②将项目管理计划与项目组人员、公司领导、客户进行沟通，并及时修正，必要时还可以开会议讨论； ③在项目组中建立起变更控制系统

【答案解析】解析：项目的不确定性因素导致了项目的进展未必像想象中或计划中的那样顺利，而当这种不确定性变得明确且和当初的预测不一致时，就会导致项目出现变更。一般来说，项目的目标是项目所有活动的最终判断准则。也就是说，必须关注那些可能会引起项目目标变化的信息。针对本案例所描述的情况，当项目开始出现混乱局面时，作为一名项目经理应当清醒地意识到问题的根源可能在于：①所制订的项目管理计划欠妥；②项目的变更没有控制好。因此，建议张工采取以下一些有针对性的措施。 ①重新制订一份较粗粒度的、切实可行的整体项目管理计划，而由项目组人员根据整体项目管理计划来制订个人的项目工作计划。 ②将项目管理计划与项目组人员、公司领导、客户进行沟通，并及时修正，必要时还可以开会议讨论。 ③在项目组中建立起变更控制系统。变更控制系统就是一套事先确定的修改项目文件或改变项目活动时应遵循的程序，其中包括必要的表格或其他书面文件，责任追踪和变更审批制度、人员和权限。变更控制系统应当明确规定变更控制委员会的责任和权力，并由所有的项目干系人认可。变更控制系统可细分为整体、范围、进度、费用和合同变更控制系统。变更控制系统应当同项目管理信息系统一起通盘考虑，形成整体。 [解析] 项目管理方法论、项目管理信息系统和专家判断等是制订项目管理计划的主要方法、工具和技术，详见表5-12。