(1)准备相关资料。

(2)了解来人的一般情况，如人数、级别以安排食宿、参观内容，做好迎接的一切准备。

(3)选择并布置会场，布置好主席台，包括嘉宾的牌子、横幅、鲜花、水杯等，现场设置路标。

(4)确定发言人、记录员、摄影师等，必要时通知电视台。

(5)开始会议。

(6)听取来访者的其他意见，做好善后工作。